تعلن Smiths Group عن حاجتها لشغل وظيفة مساعد إدارة المشروع في Kuwait City, Kuwait.
تفاصيل الوظيفة
الواجبات:
- إدارة العمليات الإدارية اليومية بما في ذلك حفظ السجلات وإعداد التقارير
- الحفاظ على نظام إدارة المستندات والتحكم في الإصدار الذي تم إنشاؤه وفقًا للنهج القياسي للشركة لتسجيل وتتبع جميع المستندات وفقًا لإجراءات التحكم في المستندات المحددة داخل مكتب إدارة المشاريع و/أو وفقًا لمتطلبات العميل (إن أمكن)
- يجمع كل الوثائق المتعلقة بالمشروع ويبنيها للأرشفة والتحميل على SharePoint و/أو نظام معلومات إدارة المشروع (PMIS) المطلوب للمشروع
- الحفاظ على نظام حفظ منظم لجميع الوثائق المتعلقة بالمشروع.
- يحضر جميع اجتماعات عمل المشروع الرئيسية (اجتماعات التنسيق اليومية) ويقوم بإعداد محاضر الاجتماع وتعميمها في الوقت المناسب وفقًا للترتيبات مع رئيس الوزراء
- المساعدة في إعداد وإدارة وثائق المشروع
- المساعدة في شراء المواد والإمدادات لضمان التسليم في الوقت المناسب إلى الموقع.
- قم بإعداد طلب الشراء (PR) باستخدام نظام SAP بناءً على طلب رئيس الوزراء ومدير مكتب إدارة المشاريع
- الرد على المكالمات الواردة والصادرة. حفظ وتسجيل قائمة جهات الاتصال
- شراء وجرد القرطاسية المكتبية والبقالة المكتبية
- ترتيب استلام وتوزيع عمليات التسليم المكتبية لمكتب الموقع بالإضافة إلى خدمات البريد السريع
- إعداد رسائل ومذكرات الدعوات ومحاضر الاجتماعات
- تقديم الدعم الكتابي الآخر للفريق الداخلي
- ترتيبات مرور البوابة للزوار. مراقبة وصول الزائرين وإعداد سجل الزائرين والحفاظ عليه والحفاظ على الوعي الأمني
- ترتيب حجوزات الطيران والإقامة في الفنادق لسفر رجال الأعمال
- ترتيب حجوزات تأجير السيارات والتسليم
- تنسيق متطلبات التدريب وطباعة أدلة تنظيم تنسيق التموين وإصدار تصاريح الدخول وتنسيق النقل
- واجبات PRO طلبات التأشيرة/المعالجة/الإلغاء التعامل مع الوكالات الحكومية لتأشيرات الزيارة الأجنبية وواجبات PRO العامة
السياسات والإجراءات:
- تأكد من الحفاظ على مدونة سميث لمسؤولية الشركة وأخلاقيات العمل في جميع الأنشطة.
معرفة:
- الإجراءات الإدارية والكتابية
- مبادئ وممارسات خدمة العملاء
- نظام إدارة الوثائق
- تعتبر تجربة SAP ميزة إضافية
مهارات:
- ما لا يقل عن 4 سنوات من الخبرة ذات الصلة في دور الإدارة أو خدمة العملاء. خبرة في العمل في بيئة متعددة الجنسيات والثقافات. تعتبر الخبرة الإقليمية في الشرق الأوسط ميزة إضافية
- كفاءة المعرفة بالكمبيوتر في استخدام جميع البرامج ضمن مجموعة MS Office والقدرة على تعلم البرامج المتخصصة.
- تعتبر المعرفة بـ SAP ميزة إضافية
- تجربة برامج التوثيق (مثل ACONEX PMWeb وما إلى ذلك)
- مهارات جيدة في التواصل الشفهي والكتابي وإدارة الأفراد.
- المهارات اللغوية – اللغة الإنجليزية مطلوبة وستكون اللغة العربية ميزة.
الكفاءة والقدرات:
- القدرة على التواصل بوضوح (الاستماع الكتابي الشفهي) وبناء شبكة فعالة من العلاقات مع العملاء الداخليين والخارجيين.
- يمكن إثبات القدرة على إصدار أحكام جيدة بناءً على المعلومات المتاحة وعلى الفور.
- الاهتمام بالتفاصيل منظم للغاية وقادر على العمل بمبادرة شخصية.
- الحفاظ على المستوى المناسب من السرية
- دعم الزملاء بشكل استباقي
- القدرة على العمل ضمن فريق متعدد الثقافات في بيئة مصفوفية والتأثير على المستوى الأساسي
- مرنة وقابلة للتكيف مع الأولويات المتغيرة.
- يجب أن تكون موثوقة وتمتلك مهارات ممتازة في إدارة الوقت
- الهدوء تحت الضغط
- يمكن أن تفعل الموقف
التخطيط وصنع القرار:
- دعم تخطيط وتنظيم وتنفيذ إجراءات مراقبة الوثائق داخل المشاريع.
- مسؤول عن اتباع ضوابط المشروع الموحدة أو نهج PLM لأعمال Smith Detection.
- مطلوب لأداء الواجبات الإدارية بشكل مستقل والواجبات المتعلقة بتوثيق المشاريع تحت إشراف مدير مكتب إدارة المشاريع
التأثير والنطاق:
- المساءلة عن جميع متطلبات التحكم في المستندات ويكون مسؤولاً عن الإدارة اليومية للدور
- سجل حافل بالتسليم في الوقت المناسب ورضا العملاء ويكون استباقيًا في موقفهم من العمل
- المرونة في تخصيص مواقع مختلفة داخل الشرق الأوسط وفقًا لموقع المكتب المطلوب للمشروع المعين
المؤهلات :
معلومات إضافية :
انضم إلينا وسنساعدك في بناء حياتك المهنية من خلال التدريب الممتاز وفرص النمو الوظيفي عبر الأعمال محليًا وعالميًا. ستختبر بيئة شاملة مع قيادة قوية وتركيز على السلامة والرفاهية. ستتمتع أيضًا بالمرونة للاختيار من بين مجموعة واسعة من المزايا التي تناسب نمط حياتك وتقدم لك ولعائلتك الدعم من منظور الصحة والرفاهية المالية ونمط الحياة.
انضم إلينا واعمل مع شركة رائدة عالميًا مع المزايا والتدريب لمكافأة تفانيك ومهاراتك. كن جزءًا من فريق نجعل فيه العالم مكانًا أكثر أمانًا.
نحن نؤمن بأن وجهات النظر والخلفيات المختلفة هي ما يجعل الشركة تزدهر. سيحصل جميع المتقدمين المؤهلين على اهتمام متساوٍ للتوظيف بغض النظر عن اللون والدين والجنس والتوجه الجنسي والهوية الجنسية والأصل القومي والحالة الاقتصادية والإعاقة والعمر أو أي خصائص أخرى محمية قانونًا. نحن فخورون بكوننا شركة شاملة ذات قيم ترتكز على المساواة والأخلاق حيث نحتفل بالدعم ونحتضن التنوع.
💼 جهّز نفسك للتوظيف
🔗لينكدإن ما بيظهرش في البحث؟خلي بروفايلك يوصل لأول نتيجة عند المسؤولين🎤هترتبك في المقابلة؟تدرّب بالصوت على أسئلة حقيقية واحصل على تقييم فوريلن تطلب Smiths Group أو أي من شركاء التوظيف لدينا في أي وقت أثناء عملية التوظيف الدفع لتمكين المشاركة بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر المقابلات أو الاختبارات. تجنب الطلبات الاحتيالية من خلال التقدم للوظائف مباشرة من خلال موقع الوظائف الخاص بنا (Careers – Smiths Group plc)
العمل عن بعد :
نوع التوظيف :
بدوام كامل
